تريد بدء مشروعك التجاري وتبحث عن أهم مهارات ادارة المشاريع الاحترافية لتتعلمها، ولا تعرف من أين تبدأ؟
تابع معي هذا المقال لتتعرف على مهارات ادارة المشاريع الاحترافية.
كما ذكرت في المقال السابق بعض من مهارات ادارة المشاريع سوف أكمل باقي هذه المهارات كالآتي:
تستطيع التعرف على الجزء الأول من هنا.
تحديد وثائق المشروع
هناك عدد من القطع الأساسية لوثائق المشروع التي سوف تحتاج إليها، بصفتك مدير مشروع إلى إعدادها بالكامل.
وبالتأكيد ستحتاج أيضًا إلى قضاء بعض الوقت للتأكد من أن هذه القطع من الورق تمت قراءتها والاتفاق عليها من قبل جميع المعنيين.
بغض النظر عن الوقت الذي تستغرقه هذه العملية، فإنها تستحق الاستثمار لأنها قد توفر لك الكثير من الوقت والمتاعب في المستقبل.
يشمل التوثيق الجيد للمشروع ما يلي:
ملخص من صفحة واحدة عن ما يقدمه المشروع، والذي يحدد الجهة الراعية للمشروع ومدير المشروع والنطاق والمواعيد النهائية المهمة والميزانية و عرض تقديمي للمشروع أو الطريقة التي ستصفها للمشروع.
وكذلك الخط الزمني أو خطة المشروع، والتي تحدد المدة التي ستستغرقها كل مهمة والقيود المفروضة على كل منها ومن سيشارك.
الميزانية، بما في ذلك الأفراد والموارد المالية والتي غالبًا ما تكون أصعب الأمور للموافقة عليها.
من المحتمل أن تكون خطة المشروع أو الجدول الزمني هي الأكثر استهلاكا للوقت، ولكن الأهم من ذلك.
كلما زادت تقديرك، قلت دقة ذلك، وقد تحتاج إلى إعادة النظر في تقديراتك عدة مرات قبل أن توافق على جدول زمني مع راعي المشروع أو مجلس إدارة المشروع.
ومع ذلك إذا قمت بإجراء تقديرات واقعية للوقت المطلوب لكل مهمة، ضمن قيود الموارد.
ويظهر مخطط جانت الخاص بك انتهاء مشروعك بعد ثلاثة أشهر من تاريخ الانتهاء المطلوب، فربما تحتاج إلى إعادة التفاوض على المواعيد النهائية.
تسمى هذه العملية “إدارة التوقع” ، ومثل التخطيط الجيد ، ستتجنب المشاكل لاحقًا.
تحديثات المشروع المنتظمة
بصفتك مدير المشروع ، فإن مهمتك هي الحصول على تحديثات منتظمة من مديري المهام، للتأكد من أن المشروع على المسار الصحيح.
تحتاج أيضًا إلى تقديم تقرير عن تقدم المشروع إلى “مجلس إدارة المشروع”، والسماح لهم بالحصول على معلومات حول أي مشاكل ناشئة.
لا يجب أن تكون تحديثاتك من قادة المهام رسمية.
يمكن أن تكون بسيطة مثل محادثة هاتفية عادية حول التقدم.
ومع ذلك ، قد تفضل بنية تقارير أكثر رسمية ، مثل تقرير من صفحة واحدة.
يمكن أن يكون هذا في شكل إشارة ضوئية ، حيث يُطلب من مديري المهام تحديد ما إذا كانت مهمتهم تسير على الطريق الصحيح (أخضر) أو معرضون لخطر التأخير أو المشاكل (كهرماني) أو يعانون من تأخيرات أو مشاكل (أحمر).
اعرف ما يحدث
بصفتك مدير المشروع ، من الأهمية بمكان أن تعرف ما يجري.
من الأفضل عدم الاعتماد على التقارير الرسمية ، لأنها قد تكون مضللة.
اخرج هناك ، واذهب وتحدث إلى مديري المهام. تعرف عليهم ، وقم ببناء علاقات جيدة ، بحيث عندما تظهر المشاكل فأنت أول شخص يتصلون به ، وليس الأخير.
على الرغم من أن حل مشاكل الجميع ليس بالضرورة أن تكون وظيفتك.
قد تجد أن منصبك يمنحك نظرة عامة مما يعني أنه يمكنك التوسط بين مديري المهام وحل المشكلات الناشئة، بشرط أن تعرفهم مبكرًا.
التفاوض
أخيرًا ، يحتاج مديرو المشاريع إلى مهارات تفاوض قوية.
يجب أن تكون مستعدًا للتفاوض وإعادة التفاوض مع مديري المهام.
وأقصد هنا النطاق والمواصفات والميزانية والمواعيد النهائية والجداول الزمنية مع كل من مجلس إدارة المشروع ومع مديري المهام.
المرونة والتنظيم والقدرة على التفكير الاستراتيجي والتركيز على ما هو مهم حقًا هي أمور أساسية.
تستطيع التعرف على أفضل مشاريع مربحة في عام 2022 اضغط هنا.